Ewidencja czasu pracy – czym jest i jak ją poprawnie prowadzić?

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest uregulowany w 3 aktach prawnych, a mianowicie w Kodeksie Pracy, Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika czy też wreszcie w Ustawie z dnia 22 lipca 2016 roku o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw. Dlatego też, niezależnie od relacji pracodawcy z pracownikami, prowadzenie ewidencji pracy, poza pewnymi wyjątkami, jest kwestią obligatoryjną.

Ewidencja czasu pracy jest swoistego rodzaju odgórnym sprawdzeniem przez pracodawcę, ile godzin zajmuje praca konkretnego pracownika. Na jej podstawie ma on dokładny wgląd do tego, kiedy i w jaki sposób świadczyła dana osoba zatrudniona, dzięki czemu może on ustalić prawidłową wysokość wynagrodzenia. Co zatem powinno znajdować się w w przedmiotowej ewidencji?

Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić?

Wskazuje się, że do obowiązkowych elementów ewidencji czasu pracy pracowników zaliczają się informacje na temat liczba przepracowanych godzin w danej dobie (liczba nadgodzin, praca w nocy/w niedzielę/w święta/praca w dni wolne) oraz informacje na temat urlopów, innych dni wolnych, zwolnień, ale także dyżurów. Co ciekawe, do karty ewidencji czasu pracy, załącza się również wszystkie wnioski urlopowe, niezależnie od rodzaju tego urlopu.

Jeżeli zaś chodzi o sytuacje, w których pracodawca nie musi prowadzić ewidencji czasu pracy, to mowa tutaj o zadaniowym trybie pracy, co często sprawdza się w przypadku prowadzenia start-upu. Dotyczy to ponadto pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w nocy, bądź też ryczałt za nadgodziny, a także pracowników, którym pracodawca zlecił czynności zarządzające, wykonywane w jego imieniu. Obecnie ewidencja czasu pracy sporządzana jest zazwyczaj w formie elektronicznej.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Rozwój technologii w znacznej mierze ułatwił prowadzenie ewidencji czasu pracy danego pracownika. Dzięki temu, zdecydowanie częściej widzimy, że pracodawca stawia na, wspomnianą wyżej elektroniczną ewidencję czasu pracy, a tym samym prowadzone np. w programie inEwi, elektroniczne wnioski urlopowe. Sposób ten pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz przede wszystkim jest efektywniejszy.

Program inEwi umożliwia bezproblemowe wprowadzenie wszelkich danych związanych z pracą pracowników, do których zaliczyć możemy wszelkiej maści dokumenty pracownicze, takie jak wnioski urlopowe oraz wnioski dotyczące pracy zdalnej. Pracownik w każdej chwili może sprawdzić, czy aby na pewno złożył już wszystkie wymagane dokumenty. Ma również cały czas ma wgląd do aktualnej puli dni urlopowych oraz do liczby przepracowanych nadgodzin, dzięki czemu nie musi być zależny od informacji udzielonej w kadrach.

Jak widzimy, z pozoru prosta i oczywista ewidencja czasu pracy, również może wzbudzić wiele wątpliwości, dlatego będąc pracodawcą (ale nie tylko), warto regularnie aktualizować swoją wiedzę.

Materiał Sponsorowany